Recientemente en nuestro país se ha venido generando un fenómeno de cambios en la legislación aplicable a diferentes asuntos de negocios y un momento económico de alto riesgo para las empresas; afectando su capacidad de responder efectivamente a clientes al no contar con una gestión estratégica y procesos para cumplir sus expectativas. Así, es común encontrar empresas que responden a estas necesidades con esquemas de gestión a corto plazo “trabajando sobre el día a día”, sin considerar la trascendencia estratégica que tiene diseñar un plan de negocio para potenciar su desempeño de manera sustentable.
Una de las principales causas del corto ciclo de vida de las Mipymes y empresas familiares en Colombia se debe a la ausencia de estrategias de gestión a largo plazo y escasa profesionalización, la cual se define como “el manejo improvisado, aleatorio e impredecible que caracteriza a la administración y al gobierno familiar” según Johann Gómez y José Vargas autores del libro Las Mipymes Familiares Colombianas y sus Desafíos de Perdurabilidad.
¿Cómo respondemos a los retos del entorno?
En el camino hacia una gestión integral y sustentable que responda a los retos del entorno, existe una estrecha relación entre la estrategia y la estructura organizacional:
- La estrategia define el objetivo “el qué, implica analizar el ecosistema de negocio, entender las tendencias, el contexto económico, los retos y las oportunidades para construir ofertas de valor».
- La estructura hace referencia a los mecanismos para alcanzarla (el cómo), parte de las capacidades existentes en una organización e identifica aquellas que se requieren desarrollar para construir una ventaja competitiva.
La experiencia muestra que no entender la relación entre estos elementos resulta perjudicial para los empresarios. Muchas veces se construyen estructuras complejas y costosas que no necesariamente contribuyen a condiciones estratégicas deseadas.
Planeación estratégica
Se definen las intenciones de la alta gerencia sobre el futuro emergente de la empresa, describiendo cuáles son los objetivos estratégicos sobre los que se orientará gestión, siendo coherentes con una política de negocio que incluye aspectos como el propósito y contexto de la organización, compromiso de la alta dirección con los grupos de interés, cumplimiento de requisitos legales, entre otros.
A partir de lo diseñado, se construye con los equipos de trabajo un plan estratégico que garantice el cumplimiento de los objetivos y priorice las acciones estratégicas, con especial énfasis en la adecuada ejecución de las mismas.
Recursos y gestión por procesos
Ahora que ya conocemos qué queremos, entramos a determinar los recursos humanos, tecnológicos y financieros, evaluando si se cuenta con personal competente, responsabilidades y alcances definidos, procesos adecuados y disponibilidad de recursos para la ejecución la estrategia.
A partir de un análisis detallado y entendimiento del funcionamiento de la organización, se diseña un nuevo modelo de gestión organizacional, evolucionando de una forma de trabajo funcional a una estructura de gestión por procesos, detectando cuáles son los procesos que agregan valor al negocio y definiendo el modelo de toma de decisiones, organigrama, roles y responsabilidades.
El uso de herramientas tecnológicas para la gestión representa una magnífica oportunidad, existe una gran oferta de sistemas de información en la nube que permiten administrar eficientemente la gestión de los procesos, el control operacional y medir los resultados; optimizando los costos en infraestructura tecnológica, servidores, profesionales en sistemas, backups y todos los costos asociados a mantener un software en sitio.
Medición, seguimiento y control
Es una de las etapas más importantes del ciclo de gestión, son un conjunto de actividades que les permitirá medir los resultados sistemáticamente y tomar acciones oportunas ante desviaciones, identificando brechas que me alejen del objetivo y así podré determinar los correctivos pertinentes.
“El gran reto para los empresarios está en encontrar soluciones con una visión estratégica, motivando las decisiones basados en la generación de valor y buscando garantizar el éxito del negocio, más allá de hacer las cosas por cumplir la norma”.
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